Google ドキュメントとスプレッドシートで最近の変更と変更履歴を確認する方法
Google ドキュメントや Google スプレッドシートを、ワープロ、ToDo リストの管理、スプレッドシートの作成、その他のオフィス業務にお使いですか？その場合、ドキュメントに加えた変更を確認する方法がわからないかもしれません。Google ドキュメント、Google スプレッドシート、Google Workspace アプリで最近の変更内容と変更履歴を確認する方法をご紹介します。
Google ドキュメントと Google スプレッドシートはどちらも、Google Workspace に含まれる非常に人気の高い生産性向上アプリです。クラウドベースで、あらゆるデバイスから簡単にアクセスできるため、多くの人が仕事や学校でのファイルの共同作業に利用しています。自分自身や共同作業者によって定期的に更新される重要なドキュメントを作成している場合、ドキュメントに加えられたすべての編集内容を追跡することが重要になることがあります。
Microsoft OfficeやApple iWorkなどの他の生産性向上スイートから乗り換える場合、Googleスイートでの変更履歴の追跡方法がよくわからないかもしれません。そこで、GoogleドキュメントとGoogleスプレッドシートで最近の変更内容と変更履歴を確認する方法をご紹介します。これらのヒントはウェブブラウザで使えるので、Mac、Windows、Chromebook、Linuxなど、GoogleドキュメントとGoogleスプレッドシートがインストールされているあらゆるプラットフォームで使えます。
Googleドキュメントで変更履歴と最近の変更を表示する方法
Googleの生産性向上アプリでドキュメントのバージョン履歴を確認する方法は2つあります。ここではGoogleドキュメントとGoogleスプレッドシートの2つの方法を説明しますが、どちらも同じように機能します。それでは早速始めましょう。
- まず、Googleドキュメントでバージョン履歴を確認したいドキュメントを開きます。メニューバーの「ヘルプ」オプションのすぐ横に、最終編集日時が表示されます。これをクリックすると、バージョン履歴が開きます。
- ドキュメントのバージョン履歴が画面右側に表示されます。ドキュメント内で行ったすべての変更はハイライト表示されます。ここでは、変更履歴は日付順に並べられています。クリックすると、以前のバージョンが表示されます。特定のバージョンの横にある3つの点のアイコンをクリックすると、名前を変更したり、コピーを作成したりできます。
- 右側のペインから古いバージョンを選択して表示すると、ドキュメント ページの上部に [このバージョンを復元] オプションが表示されます。
これはすべての編集内容を確認する一つの方法です。メニューバーに最終編集日時が表示されない場合は、ドキュメントに変更が加えられていないことを意味します。
Googleスプレッドシートで最近の変更と変更履歴を確認する方法
さて、ドキュメントのバージョン履歴を表示する別の方法を見てみましょう。今回はGoogleスプレッドシートを使用します。繰り返しますが、この方法はGoogleドキュメントでも使用できますが、方法が異なるだけです。以下の手順に従ってください。
- ドキュメントを開き、メニューバーの「ファイル」オプションをクリックします。
- 次に、ドロップダウン メニューの「バージョン履歴」にカーソルを合わせ、「バージョン履歴を表示」をクリックします。
- これにより、前の方法と同様に、画面の右側にバージョン履歴がリストされます。
必要なのはこれだけです。最初の方法と同様に、古いバージョンをクリックして復元できます。
上記で説明した方法は両方とも、Google ドキュメントや Google スプレッドシートだけでなく、Google のすべての生産性向上アプリで機能します。
ボーナス: Google ドキュメントのバージョン履歴キーボードショートカット
バージョン履歴にすばやくアクセスするには、Google ドキュメントでキーボード ショートカット Ctrl+Alt+Shift+H を使用することもできます。
これをボーナス方法として考えてください。
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ドキュメントの共同作業に関しては、バージョン履歴を確認することで、誰かがドキュメントに加えたすべての変更に簡単にアクセスしたり、必要に応じてドキュメントの古いバージョンを復元して元に戻したりできるため、ワークフローが確実に改善されます。
Google ドキュメントや Google スプレッドシートを使い始めたばかりの方は、パソコンにまだ変換中の Microsoft Office ドキュメントが残っているかもしれません。もしそうなら、Word 文書を Google ドキュメントに変換し、オンラインで作業を続ける方法を学ぶと良いかもしれません。同様に、Excel スプレッドシートを Google スプレッドシートに簡単に変換できます。Google ドキュメントに特化したヒントや、Google ドキュメントに関するヒントなど、他にもたくさんありますので、ぜひご覧ください。
GoogleドキュメントとGoogleスプレッドシートの変更履歴を確認して、ドキュメントに加えられた最近の変更をすべて監視する方法がわかりましたね。ここで紹介した方法の中で、個人的にはどの方法がお好きですか？似たようなヒントや役立つアドバイスがあれば、ぜひコメント欄であなたの経験を共有してください。
