Mac OS Xのメールアプリで「簡潔な署名」を使用してメールの生産性を向上させる

生産性を高め、メール作成にかかる時間を短縮できるものは何でも、私にとっては大きなメリットです。そのため、メールに添付される「iPhoneから送信」という署名は、簡潔さの象徴として、誰もが認識するようになりました。外出先でスマートフォンから長文の返信が届くことを期待する人はいないでしょうから。結果として、スマートフォンやiPhoneからの短い返信は失礼だとか簡潔すぎるとは見なされず、OS Xのメールアプリからメールを送信する際には、簡潔で簡潔なメッセージが期待されるという状況を有利に活用できます。これは、デスクトップからメールを作成して返信する際の生産性を向上させる優れた方法です。これをブランド自慢の署名と呼ぶ人もいますが、私は「簡潔な署名」と呼んでいます。

もちろん、この署名を気に入らない人もいて、iPhoneやiPadからでも「iPhoneから送信」という署名を削除したいという人もいるでしょう。しかし、メール疲れや大量のメールへの返信に悩まされているなら、iOSに署名を残すだけでなく、デスクトップ版にも拡張することを強くお勧めします。この記事では、その点について解説します。Mac OS Xに付属のデフォルトのメールアプリにこの署名を追加する方法に焦点を当てます。Gmailを定期的に読んでいる方は、以前Gmailのヒント集でこの方法を推奨したことに気づいているかもしれません。ウェブメールをご利用になりたい方は、そちらをご覧ください。

OS X メールアプリで簡潔な署名を設定する

はい、明確に説明されていない場合は、iPhone の署名を Mac OS X のメール アプリに適用します。

• メールアプリを開き、メールメニューをプルダウンして「設定」を選択します。
• 「署名」タブを選択し、左側からメインのメールアカウントを選択します。
• [+]プラスアイコンをクリックして新しい署名を追加し、「iPhone」などの名前を付け、右側に（引用符なしで）「iPhoneから送信」と入力します。
• フォントの一貫性を保つために、署名フォントとしてHelvetica 12を使用してください。「デフォルトのメッセージフォントに常に合わせる」の横にあるチェックボックスをオンにすると、選択されている可能性があります。
• 「引用テキストの上に署名を配置する」のボックスにチェックを入れます。これはiPhoneの機能です。
• 「署名を選択」サブメニューをプルダウンし、「iPhone」を選択して、そのアカウントから送信されるメールのデフォルトにします。
• 設定を閉じる

左側のメニューから署名を作成する際は、「すべての署名」を選択しないでください。常にアクセスできるとは限りません。簡潔な署名を使用する、または使用したいメールアカウントを選択してください。

この例では、メール アプリで使用するために設定された Outlook.com アカウントに署名が適用されています。

注意: 署名の位置は、メッセージの引用方法に応じて iPhone では若干異なる場合がありますが、一般的には、署名はメッセージ全体ではなく、常にメッセージのすぐ下に適用されます。

メールで「iPhoneから送信」署名を使用する

署名はすでにデフォルトとして設定されていますが、その使用方法、または一時的に無効にする方法を確認しましょう。

• 新しいメールメッセージを作成するか、メールに返信します
• 右側の件名の下にある「署名」を探します。
• 「iPhone」を選択すると、このメールに「iPhoneから送信」という署名が付きます
• このメールに署名を含めない場合は「なし」を選択してください
• 短いメッセージを入力して通常通り送信します

この例では、自称「簡潔な署名」が、長文のメール返信に、非常に短い返信とともに添付されています。簡潔な署名のおかげで、問題ないという印象を与えています。

ここでの意図は、受信したメールに対して、短く、直接的で、簡潔な返信をすることに抵抗がなくなり、メールの生産性が向上し、他のより重要な作業に時間を割けるようになることです (もちろん、一日中メールを打って給料をもらっている場合は別ですが)。

毎日大量に届くメールを効率よく管理するための、メール生産性向上のヒントがあれば教えてください。ぜひコメント欄で教えてください！